Stroški podjetja: Kaj lahko uveljavljate kot davčno priznan odhodek?

Pri poslovanju nastajajo številni stroški – od nakupa materiala, najema poslovnih prostorov in oglaševanja do službenih poti, izobraževanj ter pogostitev poslovnih partnerjev. Toda vsak strošek, ki ga podjetje plača, še ni nujno tudi davčno priznan.

Razlika je pomembna, saj davčno priznani odhodki znižujejo davčno osnovo in s tem vplivajo na višino davka. Napačno razvrščanje stroškov pa lahko ob davčnem nadzoru povzroči dodatne davčne obveznosti, zamudne obresti in v nekaterih primerih tudi globe.

V nadaljevanju pojasnjujemo, kaj so davčno priznani in davčno nepriznani odhodki, katere stroške lahko podjetje praviloma uveljavlja ter pri katerih je potrebna posebna previdnost.

Kaj so davčno priznani odhodki?

Davčno priznani odhodki so stroški, ki se pri ugotavljanju davčne osnove priznajo kot upravičeno zmanjšanje prihodkov. Podjetje z njimi zniža davčno osnovo, od katere se nato izračuna davek.

Osnovno pravilo določa Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2). Po njem se priznajo odhodki, ki so potrebni za pridobivanje obdavčenih prihodkov in so povezani z opravljanjem dejavnosti podjetja.

Pri presoji posameznega stroška so pomembna predvsem naslednja vprašanja:

• Ali je strošek povezan z dejavnostjo podjetja?
• Ali je nastal z namenom ustvarjanja oziroma ohranjanja prihodkov?
• Ali je glede na običajno poslovno prakso razumen in upravičen?
• Ali ima podjetje ustrezno računovodsko listino in druga potrebna dokazila?
• Ali zakon za ta strošek določa posebno omejitev ali izključitev?

Račun, izdan na podjetje, zato sam po sebi še ne pomeni, da je strošek avtomatično davčno priznan. Podjetje mora biti sposobno pojasniti tudi njegov poslovni namen.

Kateri stroški podjetja so običajno davčno priznani?

Vrsta in obseg priznanih stroškov sta odvisna od dejavnosti podjetja. Strošek, ki je pri enem podjetju povsem običajen, pri drugem morda ne bo imel jasne povezave s poslovanjem.

Med najpogostejše davčno priznane odhodke praviloma spadajo naslednje skupine stroškov.

Stroški materiala in blaga

Sem sodijo surovine, material, trgovsko blago, embalaža in drugi izdelki, ki jih podjetje potrebuje za izvajanje svoje dejavnosti ali nadaljnjo prodajo.

Za proizvodno podjetje so to lahko surovine in sestavni deli, za gostinski obrat živila, za spletno trgovino pa blago, embalaža ter material za pripravo pošiljk.

Stroški zunanjih storitev

Podjetje lahko praviloma uveljavlja storitve, ki jih potrebuje pri svojem poslovanju, na primer:

• računovodske, pravne in svetovalne storitve,
• storitve informacijske podpore,
• vzdrževanje spletne strani in programske opreme,
• prevajalske ter oblikovalske storitve,
• čiščenje in vzdrževanje poslovnih prostorov,
• stroške dostave, logistike in drugih zunanjih izvajalcev.

Pri svetovalnih in podobnih storitvah je priporočljivo poleg računa hraniti tudi pogodbo, ponudbo, poročilo, korespondenco ali drugo dokazilo, iz katerega je razvidno, kaj je bilo dejansko opravljeno.

Stroški dela

Plače, prispevki delodajalca, povračila stroškov in drugi prejemki zaposlenih so praviloma davčno priznani, če so pravilno obračunani, ustrezno dokumentirani in povezani z delovnim razmerjem.

Pri nekaterih izplačilih je treba upoštevati tudi pravila glede obdavčitve dohodkov zaposlenih. Dejstvo, da je določen strošek priznan podjetju, namreč še ne pomeni, da izplačilo za zaposlenega ne predstavlja obdavčljivega dohodka ali bonitete.

Najemnina in stroški poslovnih prostorov

Če podjetje uporablja pisarno, skladišče, prodajalno, proizvodni prostor ali drugo nepremičnino za opravljanje dejavnosti, so najemnina in povezani obratovalni stroški praviloma davčno priznani.

Več previdnosti je potrebne, kadar se dejavnost opravlja na domačem naslovu. V takšnem primeru morajo biti razdelitev stroškov, uporabljena površina in poslovni namen ustrezno določeni ter dokazljivi. Celotnega stroška stanovanja praviloma ni mogoče samodejno obravnavati kot strošek podjetja.

Oglaševanje in trženje

Stroški spletnega oglaševanja, izdelave promocijskih vsebin, spletne strani, tiskanih materialov, nastopov na sejmih in drugih trženjskih aktivnosti so praviloma priznani, kadar so namenjeni promociji podjetja, njegovih storitev ali izdelkov.

Pomembno pa je razlikovati med oglaševanjem, reprezentanco in poslovnimi darili, saj zanje ne veljajo vedno enaka davčna pravila.

Izobraževanje zaposlenih

Kot davčno priznani odhodki se lahko upoštevajo seminarji, strokovna izobraževanja, usposabljanja, literatura in druga izpopolnjevanja, ki so povezana z delom zaposlenega oziroma dejavnostjo podjetja.

Če izobraževanje nima jasne povezave s poslovnimi potrebami ali je predvsem zasebne narave, je njegovo davčno priznanje lahko vprašljivo.

Potni stroški in službene poti

Stroški prevoza, prenočišča, dnevnic in drugi izdatki na službeni poti so lahko davčno priznani, če je bila pot opravljena zaradi poslovnih obveznosti in je ustrezno dokumentirana.

Poleg računov je treba hraniti pravilno izpolnjen potni nalog, iz katerega so razvidni namen poti, kraj, trajanje, uporabljeno prevozno sredstvo in drugi pomembni podatki. Pomanjkljiv opis, kot je zgolj »poslovni sestanek«, pogosto ne zagotavlja dovolj jasnega dokaza o poslovnem namenu poti.

Amortizacija osnovnih sredstev

Nakup dražje opreme, strojev, vozil, računalnikov in drugih osnovnih sredstev se praviloma ne prizna kot enkratni strošek v celoti. Njihova vrednost se med odhodke prenaša postopoma z obračunavanjem amortizacije.

Pri tem je treba upoštevati zakonsko določene najvišje amortizacijske stopnje za posamezne vrste sredstev. Če obračunana amortizacija presega davčno priznano stopnjo, presežni del v posameznem obdobju ne znižuje davčne osnove.

Bančni stroški in stroški financiranja

Stroški poslovnega računa, plačilnega prometa in obresti za posojila, najeta za poslovne namene, so praviloma davčno priznani.

Posebna pravila in omejitve lahko veljajo pri posojilih med povezanimi osebami, previsokih obrestnih merah, tanki kapitalizaciji in drugih oblikah financiranja med povezanimi družbami ali lastniki.

Kaj so davčno nepriznani odhodki?

Davčno nepriznani odhodki so stroški, ki so lahko evidentirani v poslovnih knjigah in vplivajo na računovodski poslovni izid, vendar se pri pripravi davčnega obračuna ne priznajo kot zmanjšanje davčne osnove.

To pomeni, da se pri prehodu z računovodskega na davčni dobiček izločijo oziroma se zanje davčna osnova ustrezno poveča.

Med davčno nepriznane odhodke praviloma sodijo:

• stroški, ki niso povezani z opravljanjem dejavnosti,
• zasebni izdatki lastnikov, zaposlenih ali drugih oseb,
• denarne kazni, globe in druge sankcije,
• zamudne obresti od nepravočasno plačanih davkov in drugih dajatev,
• podkupnine in druge nedovoljene koristi,
• določeni stroški, povezani z lastniškimi deleži oziroma delitvijo dobička,
• davek od dohodkov pravnih oseb,
• DDV, ki bi ga podjetje lahko odbilo, vendar pravice do odbitka ni uveljavilo,
• presežni del amortizacije in drugih omejenih odhodkov.

Pomembno je razlikovati med stroškom, ki je v celoti davčno nepriznan, in stroškom, ki je priznan samo delno.

Ali lahko podjetje uveljavlja zasebne nakupe?

Zasebni izdatki lastnika ali zaposlenega praviloma niso davčno priznani, tudi če je račun izdan na podjetje ali je bil nakup plačan s poslovno kartico.

Med takšne nakupe lahko sodijo zasebna potovanja, vsakdanja oblačila, izdelki za osebno uporabo, zasebne naročnine in drugi stroški, pri katerih ni mogoče dokazati povezave z dejavnostjo.

Pri sredstvih, ki se uporabljajo tako poslovno kot zasebno, je treba zasebno uporabo ustrezno obravnavati. Glede na okoliščine lahko pride v poštev sorazmerno priznavanje stroškov, obračun bonitete ali druga davčna obravnava.

Reprezentanca je davčno priznana le delno

Stroški reprezentance nastanejo pri poslovnih stikih s poslovnimi partnerji. Mednje običajno sodijo pogostitve, zabave in darila ob poslovnih srečanjih oziroma dogodkih.

Po ZDDPO-2 se stroški reprezentance priznajo v višini 50 odstotkov. Preostalih 50 odstotkov je davčno nepriznanih.

Če na primer podjetje za poslovno kosilo s partnerjem plača 200 evrov in so izpolnjeni pogoji za obravnavo stroška kot reprezentance, se pri ugotavljanju davčne osnove prizna 100 evrov.

Za pravilno obravnavo ni dovolj le račun iz gostinskega lokala. Priporočljivo je zabeležiti:

• kdo se je poslovnega srečanja udeležil,
• iz katerih podjetij so bili udeleženci,
• kakšen je bil namen srečanja,
• kdaj in kje je srečanje potekalo.

Če poslovnega namena ni mogoče dokazati, lahko davčni organ strošek obravnava kot zasebni izdatek in ga v celoti izloči iz davčno priznanih odhodkov.

Kaj pa poslovna darila?

Davčna obravnava poslovnega darila je odvisna od njegovega namena, vrednosti, prejemnika in okoliščin izročitve.

Darila poslovnim partnerjem se lahko obravnavajo kot reprezentanca, medtem ko se izdelki manjše vrednosti z jasno označeno blagovno znamko, ki se širše razdeljujejo v promocijske namene, lahko obravnavajo kot strošek oglaševanja.

Ker lahko razvrstitev vpliva tako na priznavanje odhodka kot na obračun DDV in morebitno obdavčitev prejemnika, je treba vsak primer presojati glede na njegove dejanske značilnosti.

Ali so donacije davčno priznani odhodek?

Donacije se praviloma ne obravnavajo kot običajen davčno priznan poslovni odhodek. Lahko pa podjetje ob izpolnjevanju zakonskih pogojev zanje uveljavlja davčno olajšavo.

To pomeni, da je treba razlikovati med priznavanjem odhodka in uveljavljanjem davčne olajšave. Višina olajšave je omejena, upravičenost pa je med drugim odvisna od prejemnika in namena donacije.

Za uveljavljanje olajšave mora podjetje hraniti pogodbo, dokazilo o nakazilu in podatke, iz katerih je razvidno, da prejemnik izpolnjuje predpisane pogoje.

Ali lahko normirani s.p. uveljavlja davčno priznane stroške?

Pri podjetniku, ki davčno osnovo ugotavlja na podlagi dejanskih prihodkov in dejanskih odhodkov, posamezni poslovni stroški vplivajo na davčno osnovo.

Normirani s.p. pa davčne osnove ne ugotavlja na podlagi svojih dejanskih stroškov, temveč se mu odhodki priznajo v zakonsko določenem normiranem obsegu. Posamezni računi za material, opremo, gorivo, telefon ali druge stroške zato njegove davčne osnove dodatno ne znižujejo.

Kljub temu mora tudi normirani podjetnik voditi predpisane evidence in hraniti dokumentacijo, ki jo zahteva zakonodaja. Prav tako mora pravilno obravnavati DDV, če je identificiran za namene DDV, ter izpolnjevati druge obveznosti, povezane s svojim poslovanjem.

Kakšna dokazila potrebuje podjetje?

Za davčno priznanje stroška morata biti jasno razvidna njegov nastanek in povezava s poslovanjem. Podjetje naj zato poleg računov glede na vrsto stroška hrani tudi:

• pogodbe in naročilnice,
• ponudbe in potrditve naročil,
• dokazila o plačilu,
• potne naloge in poročila s službenih poti,
• sezname udeležencev in namen poslovnih srečanj,
• zapisnike, poročila ali rezultate opravljenih storitev,
• korespondenco s poslovnimi partnerji,
• interne pravilnike in sklepe,
• evidence uporabe službenih vozil ali drugih sredstev.

Dokumentacija mora omogočati, da tudi oseba, ki pri poslu ni sodelovala, razume, kaj je bilo kupljeno, zakaj je bil strošek potreben in kako je povezan z dejavnostjo podjetja.

Najpogostejše napake pri uveljavljanju stroškov

V praksi težav pogosto ne povzroči sam strošek, temveč pomanjkljiva dokumentacija ali napačna davčna obravnava. Med pogostimi napakami so:

• uveljavljanje zasebnih nakupov kot stroškov podjetja,
• prepričanje, da račun na podjetje vedno zadostuje,
• nepopolni ali naknadno pripravljeni potni nalogi,
• pomanjkljiv opis namena poslovnih kosil,
• uveljavljanje celotnega stroška reprezentance,
• napačno razlikovanje med oglaševanjem, darili in reprezentanco,
• enkratno knjiženje nakupa, ki bi moral biti evidentiran kot osnovno sredstvo,
• nepravilna uporaba amortizacijskih stopenj,
• pomanjkanje dokazil o dejansko opravljenih svetovalnih storitvah,
• nepravilna obravnava stroškov, ki se nanašajo na povezane osebe.

Vsak poslovni strošek je treba presojati vsebinsko

Pri davčnem priznavanju odhodkov ni dovolj, da je bil strošek plačan s poslovnega računa ali da se račun glasi na podjetje. Ključno je, ali je strošek dejansko povezan z dejavnostjo, ustrezno dokumentiran in obravnavan v skladu z davčnimi pravili.

Dobro urejene evidence podjetju ne pomagajo le pri pripravi davčnega obračuna. Omogočajo tudi boljši pregled nad poslovanjem, lažje načrtovanje denarnega toka in manj tveganj ob morebitnem davčnem nadzoru.

Niste prepričani, ali je posamezen strošek davčno priznan oziroma kako ga pravilno evidentirati? Ekipa FRS vam pomaga pri računovodski in davčni obravnavi poslovnih stroškov ter poskrbi, da je vaše poslovanje urejeno, pregledno in skladno z veljavno zakonodajo.