Obvezni e-računi v Sloveniji od leta 2028
Digitalizacija poslovanja v Sloveniji vstopa v novo fazo. Državni zbor Republike Slovenije je 23. oktobra 2025 sprejel Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED).
Ta zakon prinaša korenito spremembo: s 1. januarjem 2028 bo izmenjava e-računov pri poslovanju med poslovnimi subjekti v Sloveniji postala obvezna.
V nadaljevanju pojasnjujemo, kaj prinaša nova zakonodaja, koga zadeva in kako se lahko pripravite.
Kaj prinaša nova zakonodaja o e-računih?
Glavni namen novega zakona je ureditev obvezne izmenjave e-računov v Sloveniji, s čimer se slovenski pravni red delno usklajuje z evropsko direktivo ViDA (VAT in the Digital Age). Digitalizacija poslovanja med podjetji (B2B) pomeni, da od 1. januarja 2028 klasični papirni računi pri poslovanju v Sloveniji ne bodo več zadostovali.
Za vse dobave blaga in storitev med poslovnimi subjekti bo obvezna izključno izmenjava e-računov v strukturirani elektronski obliki (npr. XML), ki omogoča samodejno obdelavo podatkov v poslovnih in računovodskih sistemih. Pomembno je razumeti, da e-račun po novi ureditvi ni več poljuben dokument, prav tako pa njegova izmenjava med poslovnimi subjekti in ponudniki e-poti ni več dovoljena po navadni elektronski pošti.
Gre za ključen korak v smeri digitalizacije slovenskega gospodarstva v sklopu širšega evropskega okvira, ki se pripravlja na reformo čezmejnega poslovanja. Obveznosti, ki jih uvaja slovenski zakon, se namreč nanašajo na poslovanje na ozemlju Slovenije, medtem ko bodo čezmejna pravila predmet nadaljnje evropske ureditve.
Za koga je uporaba e-računov obvezna?
Zakon definira »poslovne subjekte« zelo široko, zato bo sprememba vplivala na praktično celotno gospodarstvo. Obveznost velja za vse enote Poslovnega registra Slovenije (PRS) ter fizične osebe, ki opravljajo dejavnost, kar vključuje samostojne podjetnike, umetnike, športnike in druge poklice .
Pri poslovanju med podjetji (B2B) je uporaba strukturiranih e-računov od leta 2028 obvezna. Pri poslovanju z državo (B2G) ta obveznost prek sistema UJP velja že od leta 2015. Nekoliko drugače je pri poslovanju s potrošniki (B2C), kjer je uporaba e-računov izbirna in mogoča le ob predhodnem izrecnem dogovoru s potrošnikom.
Kaj je e-račun in zakaj PDF dokument ni dovolj?
Ena najpogostejših zmot med podjetniki je prepričanje, da je račun v PDF obliki že elektronski račun. V resnici to ne drži. E-račun je strukturiran elektronski dokument, zapisan v standardizirani strojno berljivi obliki (XML), ki ga lahko poslovni in računovodski programi samodejno preberejo, obdelajo in knjižijo.
V Sloveniji se uporablja državni standard e-SLOG 2.0, ki omogoča enotno in varno izmenjavo podatkov med različnimi informacijskimi sistemi.
Pomembno je razumeti, da dokumenti v formatih PDF, Word, JPG ali HTML niso e-računi, saj niso strukturirani in jih poslovni sistemi ne morejo samodejno obdelati.
Pravi e-račun mora vsebovati vse zakonsko predpisane podatke v strojno berljivi obliki, se izmenjevati po varnih elektronskih poteh ter imeti enako davčno in računovodsko veljavnost kot papirni račun.
Takšna oblika prinaša številne prednosti: računovodski programi podatke preberejo neposredno, kar omogoča avtomatsko knjiženje brez ročnega tipkanja, s tem pa se bistveno zmanjša tveganje za človeške napake. Poleg tega celoten proces spremljajo standardizirana povratna sporočila o dostavi, kar zagotavlja popolno sledljivost in večjo preglednost poslovanja.
Dovoljeni načini izmenjave e-računov med podjetji
Zakon določa štiri zakonite poti za izmenjavo e-računov med poslovnimi subjekti. Prva pot so ponudniki e-poti, ki so specializirani posredniki, vpisani v uradni seznam pri UJP. Druga možnost je mednarodno omrežje PEPPOL, ki deluje prek certificiranih dostopnih točk.
Za podjetja, ki želijo neposredno povezavo, je mogoča neposredna izmenjava med sistemoma izdajatelja in prejemnika, vendar to zahteva predhodno soglasje obeh strani. Za subjekte z manjšim obsegom poslovanja pa bo na voljo brezplačna aplikacija davčnega organa (miniBlagajna).
Finančne sankcije in nadzor nad izvajanjem
Neupoštevanje novih pravil o obvezni izmenjavi e-računov prinaša resne finančne posledice za poslovne subjekte in njihove odgovorne osebe.
Nadzor nad izvajanjem zakonodaje bodo opravljali UJP, FURS in Tržni inšpektorat Republike Slovenije, vsak v okviru svojih pristojnosti.
Globe so predvidene tako za kršitve pri B2B poslovanju kot tudi za nepravilno ravnanje pri izdajanju računov potrošnikom – na primer, če podjetje izda e-račun brez predhodnega soglasja ali zavrne izdajo papirnega računa, ko stranka to zahteva.
Pravočasna prilagoditev je zato ključna, da se podjetja izognejo nepotrebnim stroškom in inšpekcijskim postopkom.
Praktični koraki za pravočasno pripravo na digitalni prehod
Čeprav se leto 2028 morda zdi daleč, proces digitalizacije zahteva čas in premislek. Svetujemo, da najprej opravite revizijo programske opreme in preverite, ali vaš ERP ali računovodski program že podpira standard e-SLOG 2.0.
Prav tako ne odlašajte z izbiro ponudnika e-poti, saj bo uradni seznam vzpostavljen že 1. oktobra 2027. Razmislite tudi o varni e-hrambi, saj zakon zahteva hrambo e-računov v skladu z DDV zakonodajo. Ne nazadnje pa načrtujte tudi izobraževanje zaposlenih, saj prehod s papirja na e-račune spreminja ustaljene delovne procese v prodaji in računovodstvu.
Prihodnost poslovanja je digitalna in avtomatizirana
Obvezni e-računi so neizogiben del prihodnosti slovenskega gospodarstva. Nova zakonodaja postavlja jasne okvire, ki bodo poslovanje naredili bolj konkurenčno, transparentno in učinkovito.
Podjetja, ki bodo digitalizacijo sprejela pravočasno, bodo v letu 2028 v veliki prednosti pred konkurenco.
Potrebujete pomoč?
V naši ekipi pozorno spremljamo vse zakonodajne spremembe in podjetjem pomagamo pri varni ter učinkoviti digitalni transformaciji.
Če imate vprašanja glede uvedbe e-računov, izbire ustrezne programske opreme ali prilagoditve vaših računovodskih procesov, smo vam z veseljem na voljo. Skupaj bomo poskrbeli, da bo vaše podjetje na leto 2028 pripravljeno brez nepotrebnega stresa.