Koliko časa moramo hraniti poslovno dokumentacijo?

Vsako podjetje se pri svojem poslovanju srečuje z veliko količino dokumentacije – od izdanih in prejetih računov do pogodb, obračunov plač in letnih poročil. Ob tem se pogosto pojavi vprašanje, koliko časa je treba posamezne dokumente hraniti in katere je mogoče po določenem obdobju tudi uničiti.

Hramba poslovne dokumentacije ni zgolj administrativna obveznost, temveč pomemben del zakonitega in urejenega poslovanja. Omogoča preglednost poslovanja, zagotavlja pravno varnost podjetja ter olajša davčne in druge nadzore.

Zakonski okvir hrambe dokumentacije

Področje hrambe poslovne dokumentacije v Sloveniji ureja več zakonov in podzakonskih aktov. Med najpomembnejše sodijo Zakon o računovodstvu, Zakon o davčnem postopku in Zakon o davku na dodano vrednost. Pomembno vlogo imajo tudi Slovenski računovodski standardi ter Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih.

Ti predpisi določajo, katere vrste dokumentacije je treba hraniti trajno in za katere veljajo časovno omejeni roki hrambe. Vsako podjetje mora te zahteve upoštevati tudi v svojih internih pravilnikih o arhiviranju dokumentacije.

Dokumenti s trajno vrednostjo

Nekateri dokumenti imajo za podjetje trajen pomen in jih ni dovoljeno uničiti. Mednje sodijo predvsem letna poročila, bilance stanja in izkazi poslovnega izida, glavna knjiga in dnevnik ter končni obračuni plač in plačilne liste skupaj s podatki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje.

Trajno se hranijo tudi ustanovitveni akti in pogodbe trajnega pomena, saj dokazujejo obstoj podjetja in njegovo delovanje skozi celotno obdobje poslovanja.

Dokumentacija z dolgoročnimi roki hrambe

Za večino poslovne dokumentacije veljajo roki hrambe od deset do dvajset let. Dokumentacija, povezana z nepremičninami, kot so računi, pogodbe in dokazila o gradnji, se praviloma hrani dvajset let.

Izdane in prejete račune, obračune DDV ter obračune davka od dohodkov pravnih oseb je treba hraniti najmanj deset let po poteku leta, na katerega se nanašajo. Enak rok velja tudi za pogodbe, potne naloge in ostalo dokumentacijo, ki je podlaga za knjiženje poslovnih dogodkov.

Za pomožne poslovne knjige, temeljnice in blagajniške dokumente zakon ne določa izrecnega roka, zato se v praksi priporoča najmanj pet let hrambe.

Posebna pravila veljajo za javni sektor, kjer so roki hrambe še bistveno daljši. Personalne mape javnih uslužbencev se lahko hranijo tudi do sto let od rojstva posameznika, plačilne liste pa najmanj petdeset let od nastanka.

Fizična in elektronska hramba dokumentacije

Podjetja lahko dokumentacijo hranijo v papirni ali elektronski obliki. Elektronska hramba je povsem enakovredna fizični, če so zagotovljeni verodostojnost izvora dokumenta, celovitost vsebine in čitljivost v celotnem obdobju hrambe.

Davčni organ mora imeti v primeru nadzora omogočen dostop do elektronsko hranjenih dokumentov ter možnost njihovega izpisa. Digitalna hramba prinaša številne prednosti, kot so boljši pregled nad dokumenti, manj fizičnega arhiva ter večja zaščita pred izgubo ali uničenjem dokumentacije.

Pri tem je pomembno redno izdelovanje varnostnih kopij in skrb za skladnost s predpisi o varstvu osebnih podatkov.

Kaj storiti ob izgubi ali uničenju dokumentacije?

Če pride do izgube dokumentacije zaradi požara, poplave, vloma ali drugih nepredvidenih dogodkov, je treba hitro in ustrezno ukrepati. Najprej je priporočljivo pripraviti dokazilo o nastali škodi, na primer zapisnik zavarovalnice ali komisije za popis škode, ter ga po potrebi dopolniti s fotografijami.

O dogodku je smiselno čim prej obvestiti Finančno upravo RS preko sistema eDavki. Sledi obnova dokumentacije, ki običajno vključuje pridobivanje kopij pri poslovnih partnerjih, pregled elektronskih arhivov in e-pošte ter preverjanje dokumentacije pri računovodskem servisu, kjer se pogosto hranijo kopije ključnih dokumentov.

Sankcije in odgovornost podjetja

Neustrezna hramba poslovne dokumentacije lahko vodi v globe in druge sankcije v primeru davčnega nadzora. Višina kazni je odvisna od vrste kršitve in velikosti podjetja, zato je skrbno arhiviranje pomemben del odgovornega poslovanja.

Urejena dokumentacija podjetju ne pomaga le pri izpolnjevanju zakonskih obveznosti, temveč tudi pri vsakodnevnem delu, finančnem načrtovanju in morebitnih pravnih postopkih.

Zakaj je urejena dokumentacija pomembna

Hramba poslovne dokumentacije je temelj preglednega in varnega poslovanja. Čeprav se pogosto zdi kot dodatna administrativna obremenitev, v resnici predstavlja dolgoročno naložbo v stabilnost podjetja. Skladnost z zakonodajo, dobra organizacija arhiva in premišljena uporaba digitalnih rešitev omogočajo, da podjetje posluje brez nepotrebnih tveganj in zapletov tudi več let po nastanku posameznih dokumentov.

Urejena dokumentacija pomeni večjo pravno varnost, večjo preglednost poslovanja in manj skrbi ob morebitnih nadzorih. Zato je smiselno, da podjetja temu področju namenijo dovolj pozornosti in vzpostavijo jasna pravila za ravnanje z dokumenti.