7 najpogostejših računovodskih napak podjetnikov in kako jih preprečiti
Najpogostejše računovodske napake podjetnikov so pogosto povezane z neurejeno dokumentacijo, zamujenimi roki in nejasnim evidentiranjem poslovnih stroškov. Takšne pomanjkljivosti lahko otežijo pregled poslovanja ter povzročijo dodatno delo, stroške ali davčne zaplete.
Pred zaključkom leta je smiselno preveriti, ali imate zbrane vse pomembne dokumente in pregled nad obveznostmi. V nadaljevanju predstavljamo sedem pogostih napak ter praktične nasvete, kako jih preprečiti.
1. Neurejena poslovna dokumentacija
Računi, pogodbe in druga dokazila računovodstvu omogočajo pravilno evidentiranje poslovnih dogodkov. Manjkajoča dokumentacija lahko oteži pripravo letnih poročil, dokazovanje poslovnega namena stroškov ali pojasnjevanje posameznih poslov ob davčnem nadzoru.
Na primer: plačilo dobavitelju je vidno na bančnem izpisku, račun pa manjka. Računovodstvo mora pridobiti ustrezno dokumentacijo, da lahko preveri vsebino in pravilno obravnavo nakupa.
Kako se izogniti? Dokumentacijo shranjujte sproti in jo računovodstvu posredujte v dogovorjenih rokih. Pri digitalni hrambi poskrbite za urejen dostop, varnostne kopije in izpolnjevanje predpisanih zahtev za hrambo.
2. Zamujanje zakonskih rokov
Davčni obračuni, poročila in plačila obveznosti imajo različne roke. Zamuda pri oddaji obračuna ali plačilu lahko glede na vrsto kršitve povzroči zamudne obresti oziroma globo.
Kako se izogniti? Vodite koledar obveznosti in se z računovodstvom dogovorite, kdo spremlja posamezne roke. Določite tudi, do kdaj morate posredovati podatke in dokumentacijo, da bo oddaja lahko pravočasna.
3. Nepregledno mešanje zasebnih in poslovnih financ
Če poslovni in zasebni izdatki niso jasno razvidni, je težje preveriti, kateri nakupi so povezani z dejavnostjo. Samo plačilo s poslovnega računa še ne pomeni, da je izdatek poslovni ali davčno priznan.
Pri s. p. ločen osebni in poslovni račun nista nujno zakonska zahteva. Fizična oseba, ki opravlja dejavnost, lahko za poslovne namene uporablja tudi osebni račun, vendar mora o takšni uporabi obvestiti ponudnika plačilnih storitev. Pomembno je jasno razlikovanje med poslovnimi in zasebnimi transakcijami.
Kako se izogniti? Za poslovne nakupe hranite ustrezna dokazila in računovodstvu pojasnite morebitne zasebne transakcije. Ločen račun za dejavnost je lahko praktična rešitev za večjo preglednost.
4. Spregledane možnosti za davčne olajšave
Podjetja lahko spregledajo olajšave, do katerih so upravičena. Možnost njihovega uveljavljanja je odvisna od vrste zavezanca, načina ugotavljanja davčne osnove in izpolnjevanja zakonskih pogojev.
Zavezanci, ki davčno osnovo ugotavljajo z normiranimi odhodki, pri dohodku iz dejavnosti ne morejo dodatno uveljavljati olajšav za investiranje, zaposlovanje in podobnih poslovnih olajšav. Zato enak nasvet ni primeren za vse podjetnike.
Kako se izogniti? Še pred zaključkom leta z računovodjo preverite, katere olajšave pridejo v poštev za vaše poslovanje in katera dokazila potrebujete. Nakup opreme sam po sebi še ne zagotavlja pravice do olajšave.
5. Napačna obravnava poslovnih stroškov
Vsak evidentiran strošek ni tudi davčno priznan odhodek. Pravilna obravnava je odvisna od vsebine poslovnega dogodka, povezave z dejavnostjo in davčnih pravil. Pri normirancih dejanski stroški praviloma ne zmanjšujejo davčne osnove posebej, saj se upoštevajo normirani odhodki.
Na primer: oprema, namenjena uporabi v daljšem obdobju, se lahko obravnava kot osnovno sredstvo in njen strošek razporeja z amortizacijo. Celoten znesek plačila zato ni nujno odhodek istega obdobja.
Kako se izogniti? Računovodstvu poleg računa pojasnite namen nakupa. Pri večjih naložbah ali izdatkih za poslovno in zasebno uporabo se o obravnavi posvetujte vnaprej.
6. Prepozno iskanje računovodskega svetovanja
Če podjetnik strokovno pomoč poišče šele po sklenitvi posla ali nastanku težave, je lahko popravljanje dokumentacije in obračunov zahtevnejše. Pravočasen posvet pomaga preveriti davčne posledice in podatke, ki jih bo računovodstvo potrebovalo.
Kako se izogniti? Računovodjo vključite že pred večjo investicijo, zaposlitvijo ali začetkom poslovanja s tujino. Dogovorite se tudi za redne preglede poslovanja, ne le za obdelavo dokumentov.
7. Nepravočasno spremljanje zakonodajnih sprememb
Spremembe predpisov lahko vplivajo na izdajanje računov, poročanje in vsakodnevne postopke. Če se podjetje nanje ne pripravi pravočasno, lahko nastanejo nepravilnosti ali dodatno delo.
Kako se izogniti? Pomembne spremembe spremljajte prek uradnih virov in računovodskega servisa.
Kako vam lahko pomaga FRS?
V računovodski agenciji FRS podjetjem pomagamo pri vodenju računovodstva, spremljanju zakonodajnih sprememb ter davčnih in poslovnih vprašanjih. Sprotno sodelovanje omogoča, da nejasnosti razrešimo, še preden otežijo pripravo obračunov ali pregled poslovanja.
Želite pred zaključkom leta preveriti dokumentacijo, obveznosti ali možnosti za davčne olajšave? Obrnite se na FRS in se dogovorite za pregled svojega primera.